LE FUNZIONI DI UNA RIUNIONE – parte 2

Una riunione è una delle più grandi opportunità di cui un manager possa avvalersi per riuscire a gestire ed influenzare un gran numero di persone contestualmente. Perché allora molto spesso risultano inutili e noiose? La ragione principale è perché, sempre molto spesso, le riunioni vengono fatte a proprio uso e consumo da chi le tiene e non per chi viene chiamato a parteciparvi.

          Il manager veramente illuminato è colui che pensa e costruisce una riunione per renderla interessante per chi vi parteciperà. Una riunione è fatta per chi ascolta. Il concetto è talmente banale che quasi nessuno sembra farci caso e tenerlo in mente. Per lanciare un’idea o formulare una proposta bastano pochi secondi (meno di 8, avvertono gli esperti) e non c’è bisogno né di premesse né di troppi giri di parole. Eppure avrete assistito a chissà quante riunioni monopolizzate dai più logorroici, che a furia di divagazioni perdono magari pure il filo del discorso. Quando non ci si rende conto che una riunione è fatta per chi ascolta, la si traduce in un campionario amplificato di errori comunicativi. Ci si concentra sul proprio intervento, come se tutta la riunione ruotasse attorno a quello, piuttosto che prestare attenzione a ciò che dicono gli altri.

Le ragioni per convocare una riunione possono essere anche piuttosto pressanti ma normalmente, se si tratta di problem solving – cioè di come affrontare un problema –, nelle piccole e medie aziende troppo di frequente lo si fa quando “i buoi sono già scappati”. Vale a dire che non si utilizzano le riunioni per una delle loro funzioni essenziali: prevedere, e di conseguenza cercare di prevenire, le situazioni critiche che potrebbero maturare. C’è viceversa il malvezzo di indirle a fatto compiuto, per stabilire su chi gettare la croce e addossargli la responsabilità dell’accaduto.

Un grave errore è poi servirsi di una riunione per tartassare chi ha fatto registrare performance scadenti: richiami di questo tipo vanno assolutamente rivolti in incontri individuali, nel chiuso di una stanza. Una riunione al contrario è la sede ideale per segnalare pubblicamente chi in termini di impegno e di risultati si è particolarmente distinto. E questo genere di apprezzamenti dovrebbe sempre figurare nella scaletta.

Si dirà: ma i panni sporchi non si lavano in famiglia?  In casi estremi può essere effettivamente necessario, tuttavia per quanto è possibile nelle riunioni di lavoro le negatività vanno tenute fuori della porta.  La chiave di una buona riunione è il cosiddetto “pensiero positivo”. “Think positive”, ovvero “pensa positivo”, è uno dei comandamenti dei manager che vanno per la maggiore. Gli obiettivi da perseguire del resto non possono essere altro che di segno positivo: migliorare il clima e non peggiorarlo, intensificare la collaborazione e non disincentivarla, rassicurare e non allarmare.

Una riunione in sostanza deve avere una valenza assolutamente preventiva e positiva. Il manager abile e competente è colui che previene attraverso le strumento della riunione l’insorgere dei problemi e attraverso una proattività coinvolge l’intero gruppo nelle soluzioni.

Quando e perché allora il ricorso ad una riunione risulta strategico? In tutte quelle circostanze – e qui sta alla sensibilità di un imprenditore o di un manager saperle riconoscere e valutare – in cui un’azienda può trarre vantaggio dall’interazione del gruppo, beneficiando delle energie che è in grado di mettere a disposizione. A volte l’esigenza primaria e palesemente esplicita può essere quella di far chiarezza, conciliando punti di vista discordanti, oppure di attutire l’impatto di una notizia negativa, mitigandone gli effetti traumatici. Non va però mai dimenticato che lo scopo implicito di una riunione di lavoro è anche motivare: se un successo va fatto vivere come il frutto del contributo di tutti i partecipanti, un insuccesso va utilizzato per far sgorgare un corale e risoluto desiderio di riscossa.

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