LE RIUNIONI – COSA DEVE ESSERCI ASSOLUTAMENTE

Alla ripresa dalle vacanze sarà tempo di incontri e riunioni per far ripartire l’attività.

A mio avviso, ecco perciò gli elementi che una riunione di lavoro dovrebbe sempre includere per motivare i suoi partecipanti:        

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  • Ø La meta aziendale. Deve essere realistica ma desiderabile, condivisibile e condivisa. Deve insomma avere una valenza significativa per la generalità dei partecipanti. Mai dimenticare di indicarla: prefigurare qual è il traguardo da raggiungere accresce la determinazione e l’impegno.
  • Ø La posta in palio. Ovvero una ricompensa che corrisponda alle aspettative dei singoli e del gruppo. Può trattarsi di incentivi o di miglioramenti economici ma non necessariamente. L’importante è che non si prospettino vantaggi vaghi o illusori.
  • Ø Una testimonianza. L’intervento cioè di qualcuno che quella meta la sta raggiungendo e che possa illustrare sia i metodi o le misure che ha messo in atto sia i benefici che sta ottenendo sotto vari profili (ad esempio in una più funzionale e redditizia organizzazione del lavoro).
  • Ø I numeri. Il ricorso al supporto visivo di statistiche funzionali a delineare un quadro della situazione e ad avvalorare i concetti espressi dà più forza e credibilità ai contenuti.
  • Ø Il messaggio. Qual è la finalità della riunione? Quali richieste si intendono rivolgere ai partecipanti? Meglio puntare su una o due al massimo. Debbono però essere una sorta di ritornello che scandisce l’intero sviluppo dei lavori.
  • Ø La chiusura. Se l’apertura è il momento in cui si gettano le basi per una riunione produttiva, la chiusura è un momento ancora più topico. Da lì dipende in gran parte che ciò che si è definito si traduca in azioni concrete. Il coordinatore deve riprendere il centro della scena, riepilogare quanto si è deciso, puntualizzare i passi conseguenti, ribadire il messaggio che ha caratterizzato l’incontro. Una buona riunione deve concludersi molto più su di tono di come è iniziata. L’esito lo si scoprirà dalle facce dei partecipanti all’uscita: c’è già di che essere soddisfatti soltanto se appaiono più distese e meno corrugate di quanto lo fossero all’entrata.

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