LE RIUNIONI EFFICACI parte 1

Uno studio recentemente fatto dal mensile Fortune ha riportato che gran parte dei manager di successo nel mondo passano più del 70% del tempo in riunioni ed incontri!!!

Lungi dall’asserire che ogni manager dovrebbe rispettare questa percentuale per avere successo, va però detto che la maggioranza dei manager spende del tempo in riunioni spesso lunghe ma poco produttive. A lungo andare tali riunioni diventano momenti poco desiderati. La parola riunione diventa così sinonimo di “tempo perso”, “discussioni a non finire” e “emergenze da gestire”.

Gran parte della responsabilità di questa cattiva fama deriva da due ragioni principali:

  1. ignoranza di come fare una riunione

  2. ignoranza del quando e perché fare una riunione

Una riunione è una delle più grandi opportunità che un manager abbia di riuscire a gestire ed influenzare un gran numero di persone contestualmente. Naturalmente le riunioni, essendo troppo spesso fatte per chi le tiene e non per chi le riceve finiscono per essere molto spesso inutili e noiose.

Il manager veramente illuminato è colui che pensa e costruisce una riunione per renderla interessante per chi vi parteciperà.

Una riunione è fatta per chi ascolta. Il concetto è talmente banale che non viene per niente capito. Così facendo la riunione finisce per diventare una forma amplificata degli errori comunicativi individuali. Vale a dire che individualmente sentiamo il bisogno di dire la nostra ma non riusciamo altrettanto efficacemente ad ascoltare gli altri e farli sentire  importanti. Ed ecco che su questa logica nasce la riunione media di una azienda.

Una riunione viene normalmente indetta “quando i buoi sono scappati”. Vale a dire che non viene assolutamente vista come un momento preventivo ma come un momento consuntivo nel quale attribuire, per dirla al meglio, delle responsabilità di quanto successo e stabilire delle linee di condotta per risolvere quanto accaduto.

Una riunione ha, invece, una valenza assolutamente preventiva e positiva.

Il manager abile e competente è colui che previene attraverso le strumento della riunione l’insorgere dei problemi e attraverso una proattività coinvolge l’intero gruppo nelle soluzioni.

Troppo frequentemente le riunioni sono utilizzate per “smazzolare” qualcuno che non ha avuto delle performance ottimali. Questo è un GRAVE ERRORE. Le riunioni sono, per loro natura, dei momenti di positività e motivazione. Le gestioni delle negatività o delle scarse prestazioni sono di competenza degli incontri individuali, mai collettivi. Fare l’errore di scambiare i due strumenti può essere fatale.

Al contrario le riunioni sono momenti eccellenti per esternare encomi e riconoscimenti. Pubblici apprezzamenti dovrebbero essere parte della scaletta di una buona riunione.

Le riunioni sono anche strumento di formazione e di informazione a pieno titolo. I taglio dato a tali soggetti è fondamentale per rendere la riunione interessante. Una formazione fatta con un “taglio” interessante per chi ascolta come ad esempio rendere loro in grado di realizzare più ricchezza per loro stessi e per l’azienda, piuttosto che aiutarli ad andare meglio nel loro lavoro e così via.

Lo sforzo che dovrebbe fare il manager sarebbe quello di immaginare ciò che vorrebbe dire in maniera tale che il modo in cui viene presentato per chi ascolta risulti in qualche modo accattivante. Non dovrebbe limitarsi a stabilire la sostanza dell’intervento ma, ed è sempre più vero oggi, dovrebbe sforzarsi di dare ad esso una forma attrattiva e seducente (Sexy and Fit per dirla secondo il professor Kjell Nordstrom).

Come spesso accade nel mercato del cambiamento che stiamo vivendo la battaglia si gioca nella mente delle persone. Si gioca drammaticamente nella parte intangibile. Le riunioni, come strumento di lavoro, non fanno eccezione.

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