LE RIUNIONI & IL MINIMO IRRIDUCIBILE di Flavio Cabrini

Troppo spesso la PMI italiana paga un prezzo alto per la mancanza di know how organizzativo. Troppo frequentemente, a causa di una cultura peculiare italiana (l’azienda a carattere famigliare) essa si ritrova ad applicare i sistemi organizzativi basati su un concetto artigianale ad una struttura che è ormai cresciuta e questo produce una quantità di sforzi e di energia inutile e dispendiosa. In  parole povere fino a che l’azienda era composta da cinque o sei elementi era sufficiente utilizzare il criterio del “buon padre di famiglia” che, attraverso poche regole e un occhio sempre vigile, era in grado di avere il polso della situazione e ciò gli permetteva di avere i tempi e i modi per intervenire nel risolvere qualsiasi difformità notata.

Con l’evolversi ed il crescere dell’azienda non è cresciuto altrettanto il know how necessario a creare una “spina dorsale” stabile e forte che permettesse all’azienda, ormai avviata ad una logica più industriale, di cominciare ad utilizzare gli strumenti adatti. A questo va aggiunto che gran parte del Know How disponibile è espressamente indirizzato alle grandi imprese e difficilmente codificabile ad un livello più basso.

E qui l’imprenditore giunge al grande bivio. La scelta era tra il rimpianto del passato o la sofferenza del futuro.

O lo si sentiva affermare con rammarico di rimpiangere i bei tempi in cui si era cinque o sei, si stava tranquilli e si guadagnava di più, oppure lo si sente affermare che le persone devono essere dominate e che sono sorgente di grande preoccupazione e demotivazione (oltre che di costi), ma che sono un male necessario a mantenere in vita la “sua creatura”.

Ecco allora comparire sulla scena della PMI italiana una delle leggi di management più crudeli e spietate: LA LEGGE DEL MINIMO IRRIDUCIBILE.

Questa legge sancisce che:

  1. un qualsiasi ruolo che non sia adeguatamente formato e preparato a svolgere con competenza le proprie funzioni tenderà a ridurre la propria operatività al minimo irriducibile.
  2. ridurrà drasticamente la caratteristiche qualitative del risultato prodotto causando nel medio e lungo periodo un impoverimento finanziario.

Il modo in cui si manifesta la legge suddetta è facilmente comprensibile se lo si applica ad alcune funzioni aziendali. Ad esempio un Responsabile Amministrativo che operasse al minimo irriducibile emetterebbe le fatture di vendita, terrebbe i libri dei conti e registrerebbe le fatture di acquisto ma nessuna possibilità di avere dati finanziari in tempo utile o in una qualsiasi forma usabile dal management o nessuna informazione preventiva su come evitare sprechi giusto per citarne alcuni. Certo se non emettesse o registrasse nemmeno le fatture qualcuno potrebbe pensare che non sta lavorando affatto!

Un cuoco che operasse al minimo irriducibile cucinerebbe semplicemente del cibo ma nessuna creatività o iniziativa. Certo se non facesse neanche quello ci si accorgerebbe immediatamente della sua completa estraneità al buon funzionamento del ristorante.

Un venditore che operasse secondo questa legge diventerebbe il classico raccoglitore di ordini così “adorato” in senso ironico da tutti gli Imprenditori e Direttori Vendite. Quello che vende solo se il cliente vuole comprare. Capite bene che se operasse al di sotto di questo livello diventerebbe eclatante la sua inutilità totale.

Ogni ruolo e funzione in una azienda è regolato da questa legge. Non ci sono eccezioni.

Quando un manager non conosce i suoi strumenti e non si attiva per formarsi e diventare più bravo e competente comincerà ad operare al minimo irriducibile limitandosi a dare ordini e direttive. Arrabbiandosi quando le cose non vanno per il verso giusto e lamentandosi ad ogni pie’ sospinto delle scarse performance dei propri collaboratori.

Cosa dire delle riunioni di un tale manager? Un dirigente che operi al minimo irriducibile usa lo strumento della riunione principalmente quando ci sono dei problemi già conclamati, non certo per prevenirli od evitarli. Le sue riunioni durano ere geologiche e le soluzioni ai problemi, essendosi stancate prima dei partecipanti alla riunione stessa, se ne sono andate molto tempo prima che tale riunione si completasse. Le sue riunioni sono un costante discutere nella rincorsa della ragione che prevale sul torto.

Ecco che un manager che operi sulla base del minimo irriducibile deve cominciare a conoscere e formarsi sul suo ruolo in maniera tale che le sue azioni siano sempre più conformi ad una competenza organizzativa che persegue all’eccellenza. La sua capacità di gestire riunioni efficaci e motivanti sarà di grande aiuto alla realizzazioni degli obiettivi aziendali.

Le riunioni sono in assoluto uno degli strumenti strategici più importanti per cavalcare l’epoca del cambiamento. Una grande capacità di creare e condurre riunioni positive, coinvolgenti e proficue permetterà al manager di gestire in una unica occasione un elevato numero di persone e poter sfruttare appieno una grande opportunità.

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