Come organizzare riunioni aziendali

Come organizzare riunioni aziendali

In questo articolo inizio a spiegare come preparare e condurre riunioni di lavoro efficaci

Partiamo col definire esattamente cos’è una riunione di lavoro. La riunione di lavoro è un momento in cui si radunano di più persone insieme, motivate da interessi, attività o finalità comuni. Nello specifico si vogliono condividere obiettivi da perseguire, successi raggiunti o smarcare questioni operative che interessano tutto il pubblico riunito. Mai e poi mai, non mi stancherò di ripeterlo, le riunioni servono e devono essere usate per rimproveri o critiche individuali.

Vediamo ora nello specifico come preparare una riunione efficace

Per organizzare riunioni di lavoro efficaci dobbiamo quindi concentrarci sull’obiettivo ultimo che vogliamo perseguire. Le riunioni  hanno un’applicazione molto pratica e prendono in considerazione gli aspetti principali dell’attività aziendale. Benché di routine, queste riunioni non vanno improvvisate ma accuratamente preparate.  Troppo spesso capita che un manager soltanto qualche minuto prima della riunione si decida a riordinare le idee e ad annotarsi due o tre cose di cui parlare. Tanto qualcosa da dire lo trova sempre.

Una falsa partenza pregiudica quasi sempre l’esito di una riunione. Partiamo perciò con tre semplici raccomandazioni di natura logistica e procedurale: osservarle già aiuta grandemente.

  1. Arriva in anticipo per assicurarti che tutto sia sotto controllo.
  2. Disponi la sala nel modo più adeguato all’intervento. Cerca di non mettere barriere tra te e le persone che partecipano.
  3. Cerca di attenerti il più possibile agli orari stabiliti. Ma non cominciare se la maggior parte dei partecipanti ancora non sono presenti. Ciò per evitare uno stillicidio di interruzioni, che finirebbero per essere anche fonte di distrazione non fosse altro per lo scambio di convenevoli.

Nelle riunioni più strutturate, il cuore è naturalmente rappresentato dall’intervento del relatore. Al di là delle capacità espressive ed espositive, l’efficacia di un intervento dipende in primo luogo dai contenuti e dalla linearità con i quali vengono proposti. È importante perciò seguire uno schema sul quale va impostata la “scaletta”, cioè la traccia lungo la quale si svilupperà il discorso.

Questo dovrebbe essere lo schema di una riunione efficace:

 

 

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