PIANIFICARE PER OTTENERE

Perché parlare di pianificazione?

Le riunioni in azienda dovrebbero sempre terminare con una pianificazione. Azioni pratiche assegnate ai vari partecipanti che ne seguiranno responsabilmente la realizzazione.

La definizione di pianificazione di breve termine significa: un elenco di obiettivi per il giorno o la settimana che sta per iniziare, obiettivi che portano avanti la pianificazione strategica e si occupano delle azioni immediate e delle problematiche da sistemare che ne ostacolano la realizzazione.

 

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Alcune persone redigono questi piani di azione soltanto come una serie di azioni che sperano di compiere durante il giorno o la settimana che sta per iniziare. Va bene anche così, è sempre meglio di niente, perché fornisce un orientamento alle azioni. In effetti, chi non scrive un piano probabilmente esegue un volume d’azione molto minore, si irrita molto di più ed è più “indaffarato” di uno che lo scrive.

Una pianificazione coordinata delle azioni che s’intendono fare nel corso della giornata, della settimana o del mese entrante, seguita dalla sua esecuzione è un ottimo metodo per realizzare risultati. Tuttavia questo è il minimo indispensabile che si possa fare con questo strumento.

La pianificazione strategica riguarda la conduzione globale. È la sfera dove si formulano le idee più importanti e di grado superiore. La formulazione strategica viene espressa in termini molto generici, ha scopi ben precisi e si ritrova nelle attività del management a livello superiore o nelle mani del consiglio di amministrazione.

Fare una pianificazione di breve termine significa quindi trasformare la pianificazione strategica in obiettivi precisi e fattibili, che vengono poi tradotti in termini di mosse e azioni per il periodo immediato su cui si lavora. Abbiamo così una situazione in cui un buon piano strategico, trasformato in una serie di buoni obiettivi tattici che vengono poi eseguiti, produce come risultato un avanzamento. L’esecuzione riuscita di un numero sufficiente di queste sequenze fa realizzare le proprie mete.

Tutto questo dovrebbe farvi capire chiaramente che cos’è in realtà un piano di breve termine. È una lista di obiettivi da eseguire a breve scadenza nel futuro immediato, per mettere in atto e realizzare qualche parte di un piano strategico. Possiamo quindi vedere che il management funziona per il meglio quando esiste un piano strategico e quando questo è conosciuto almeno fino al livello dei responsabili della pianificazione tattica. Questi ultimi sono semplicemente le persone che traducono i piani strategici in obiettivi, i quali poi devono essere conosciuti ed eseguiti dal management intermedio, giù per tutti i livelli inferiori. Il management è molto efficace quando opera in questo modo.

Sembra quasi superfluo sottolineare che il fatto di far conoscere gli obiettivi e coordinare le azioni tattiche che realizzeranno le mete stabilite passa ASSOLUTAMENTE attraverso le riunioni ai vari livelli.

Se mettessimo in una grande sala numerose persone rivolte in direzioni diverse e poi gridassimo loro tutto ad un tratto di cominciare a correre, ovviamente si scontrerebbero le une con le altre e la confusione sarebbe totale. Questo è il quadro che si verifica quando la pianificazione non viene fatta conoscere e coordinata. Queste persone che corrono nella sala potrebbero essere molto occupate, perfino frenetiche, e qualcuno potrebbe anche dire che stanno lavorando e producendo, ma sarebbe sicuramente una fandonia colossale. Le loro azioni non sono coordinate. Se ora prendessimo queste stesse persone nella stessa sala e facessimo fare loro qualcosa di utile, come pulire la sala stessa, ci occuperemmo di azioni specifiche – compiute da individui specifici – che comporterebbero l’uso di scope e stracci: chi li procura, chi vuota i cestini della spazzatura, ecc. Il piano generale il cui obiettivo finale sarebbe “preparare la sala per la riunione”, è tradotto in un piano di breve termine che stabilisce esattamente chi fa una cosa e chi fa l’altra, e dove.  Il risultato sarebbe una sala pulita e pronta per la riunione.

Se si comprende quanto sopra, avrete la padronanza degli elementi del coordinamento.

Una qualsiasi azienda che si sta espandendo o che si sta cimentando in grandi progetti, un certo numero di obiettivi e di piani di breve termine deve includere una pianificazione organizzativa, riunioni regolari e piani che consentano all’azienda di non sgretolarsi man mano che si espande.

Che cos’è dunque un piano di breve termine? È un insieme di obiettivi fattibili, messi per iscritto, che realizzano una parte desiderabile di un piano generale.

La comprensione e la competenza nello stabilire gli obiettivi dei piani indispensabili per conseguire un aumento generale della produzione, degli incassi, del servizio dato e di qualunque altra cosa sia un fine desiderabile. Il banco di prova per un manager è il fatto che sappia redigere con competenza un piano di breve termine ed eseguirlo.

2 pensieri riguardo “PIANIFICARE PER OTTENERE

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