LE RIUNIONI EFFICACI parte 2

Tieni attente le persone!

Questo sembra essere uno dei dictat principali nel tenere delle riunioni. Molti speaker confondono l’interesse sull’argomento con il sistema comunicativo. Che il soggetto sia interessante è sicuramente preferibile ma non è determinante, Certo un soggetto interessante può aiutare ma la bravura di un bravo speaker (così come lo era dei bravi professori a scuola) è quella di rendere interessante un soggetto che può non esserlo di suo.

Ricordiamoci la vecchia regola della comunicazione ottimale, il 50 % del tempo si parla ed il 50% del tempo si ascolta.

Se c’è troppo “flusso di comunicazione entrante” le persone si addormentano. In realtà non si tratta di vero e proprio sonno ma di uno stato di ipnosi leggera. Si tratta di una sorta di veglia-dormiente. Il fenomeno è più comune di quanto si pensi. Avviene sistematicamente davanti alla televisione. La televisione è un sistema di comunicazione che non ammette una replica quindi è un costante flusso di comunicazione in entrata. Le persone, per quanto la trasmissione sia interessante, tenderanno ad entrare in uno stato di “sonnolenza”. Il metodo più efficace per riportarle alla veglia consiste nello spegnere il televisore. Queste si ridesteranno immediatamente chiedendovi come mai avete spento! Voi naturalmente replichereste che stavano praticamente “russando”, mentre loro obietterebbero che stavano ascoltando!!!!!

E’ un fenomeno interessante.

Quindi cambia radicalmente il concetto della riunione che la maggior parte delle persone hanno in testa ossia quello di qualcuno che parla e di molti che ascoltano (sarebbe meglio dire sentono). La riunione del nuovo millennio vede i partecipanti veramente protagonisti della buona riuscita della riunione stessa. Naturalmente questo sistema incontrerà delle resistenze iniziali soprattutto in coloro che non sono abituati a questo nuovo modello. Ma una volta superata una prima fase di empasse, si entrerebbe in una nuovo regno: quello della proattività e del coinvolgimento.

In sintesi per tenere attente le persone divi farle partecipare. Devi renderle protagoniste.

Una buona riunione deve tenere presenti alcune semplici regole di organizzazione e di conduzione:

UNA BUONA REGOLA N° 1

Una buona regola per le riunioni è quella di assicurarsi che i partecipanti siano il più possibile un pubblico omogeneo. Mettere insieme, al solo fine di “fare un discorso unico” o per il fatto “di coinvolgere”, personale tecnico, commerciale e amministrativo per trattare un soggetto di carattere tecnico è la sicura strada ad un fallimento della buona riuscita della riunione. O saraà tenuta ad un livello di approfondimento superficiale per rendere a tutti chiaro gli argomenti trattati oppure, come più spesso accade, verrà tenuta tecnicamente in maniera tale che sarà solo comprensibile ad una parte del pubblico facendoci perdere il resto della sala che si sentirà completamente estraneo.

UNA BUONA REGOLA N° 2

Una buona regola per le riunioni è quella di assicurarsi che chi interviene parli della propria area di competenza e di responsabilità. Una delle ragioni principali di riunioni di durata biblica e che ci sono interventi di partecipanti su settori non di propria competenza e questo tende a produrre discussioni infinite.  Il  vecchio proverbio lombardo/popolare “oufelè fa el to mestè” (traduzione: pasticcere limitati a fare il tuo lavoro) la dice lunga su questo concetto. Sta di fatto che è un classico delle riunioni operative che il Commerciale cerchi di stabilire delle cose del settore della Produzione e che l’Amministrativo cerchi di dettare regole per i Commerciali e così via. Tutte queste sono attività interessantissime per chi ha tempo da perdere!!!

Mantenere in vigore queste due semplici norme aiuterà grandemente non solo lo svolgimento delle riunioni in azienda ma anche la preservazione dello strumento che altrimenti cadrà in disuso.

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